Elektronische Zeiterfassung im Einsatz – Drei Mandanten bilden eine Systemgemeinschaft

Trotz räumlicher Trennung gilt die Hanauer Stadtverwaltung als starke Gemeinschaft, auch in technischer Hinsicht. Eigenbetriebe und Ämter sind über das ganze Stadtgebiet verteilt. Das elektronische Zeiterfassungssystem von ISGUS, ursprünglich von der Stadtverwaltung angeschafft, ist heute als Mandantenlösung in der gesamten Systemgemeinschaft Hanau im Einsatz und regelt heute obendrein die Zutrittskontrolle.

Die ehemalige Residenzstadt Hanau, heute mit rund 89.000 Einwohnern die sechstgrößte Kommune Hessens verfügt über eine modern organisierte Stadtverwaltung. Immer wieder sind deshalb auch neue Anforderungen hinzugekommen oder haben sich bisherige Aufgaben gewandelt. Die ISGUS Lösung konnte entsprechend ausgebaut werden, und neue Funktionen des Herstellers halfen dabei, Prozesse in der Verwaltung weiter zu optimieren. Flexibler Bürgerservice „Flexibilität beim Bürgerservice ist oberstes Gebot“, betont Tanja Michel vom Personal- und Organisationsamt. Das zeigt sich beispielsweise daran, dass die Ämter am Rosenmontag und am Faschingsdienstag geöffnet sind und im Bürgerbüro auch samstags Personalausweise beantragt werden können. Arbeitszeiten werden flexibel an die jeweilige Auslastung angepasst oder nach Lebensalter automatisch gesteuert. Änderungen gesetzlicher und tariflicher Bestimmungen können ständig aktualisiert werden. Nicht umsonst gilt ZEUS® als eines der leistungsstärksten Zeitwirtschaftssysteme, das in deutschen Behörden weit verbreitet ist. Den skalierbaren Funktionsumfang und den modularen Systemausbau stimmt die Stadt Hanau immer wieder mit den Experten der ISGUS Niederlassung in Frankfurt ab. So wurde in der Verwaltung früh erkannt, welches Potenzial der webbasierte Workflow bietet, über den heute das gesamte Antrags- und Genehmigungswesen für Korrekturen zum Beispiel bei vergessenen Buchungen, Dienstreisen, und Fehlzeiten aller Art abgebildet ist. Wurden früher noch Zettel geschrieben, sind diese Prozesse heute komplett automatisiert und für alle Mitarbeiter wie für die Personalstelle transparent abgewickelt. Die Personaleinsatzplanung für die Hilfspolizei im Ordnungsamt, die Zutrittskontrolle im IT Service Center oder die Ausstattung der Stadtwerke mit Zutrittskontrolle, elektronischen Schließzylindern und Beschlagslesern sind Anforderungen, die gemeinsam mit ISGUS in ein und demselben System sukzessive nachgerüstet wurden. Und das Projekt läuft erfolgreich weiter. Jüngst erhielt der zuständige Vertriebsmitarbeiter Jörg Schöppe die Zusage für eine Erweiterung um das ZEUS® Modul Personaleinsatzplanung. Es wird für 50 Mitarbeiter im Heinrich-Fischer- und im Lindenau-Bad zum Einsatz kommen und plant neben den Dienstplänen auch die Bademeister direkt mit ein. Langfristige Zusammenarbeit und eine enge Abstimmung sind auch hier die Erfolgsgaranten. Viele dezentrale Standorte In Hanau selbst sind mit wenigen Ausnahmen alle Verwaltungsstellen eingebunden. „Für uns war die Stadt Hanau mit ihren vielen dezentralen Standorten und unzähligen Tarifen eine echte Herausforderung“, erzählt Oliver Kappe, der für das Projekt zuständige Niederlassungsleiter des Vertriebszentrums in Frankfurt. Tanja Michel bestätigt dies: „In der Tat gibt es bei uns kaum einen „Standardmitarbeiter“. Teilzeitbeschäftigung ist weit verbreitet. Und da bei uns Familie und Beruf eine ebenso wichtige Rolle spielen wie die individuelle Arbeitszeitgestaltung jedes einzelnen Kollegen, gibt es in unserem System rund 400 Wochen- und noch mehr Tagesmodelle. Dass sich mit ZEUS® obendrein die Zutrittskontrolle abwickeln lässt, macht das System so effektiv. Knapp 2.300 Mitarbeiter der Stadt Hanau, der Stadtwerke Hanau und dem IT Service Center mit 68 Zutrittsterminals sind hier mit unterschiedlichen Profilen eingebunden, die Tanja Michel und weitere 7 berechtigte Mitarbeiter leicht in den digital hinterlegten Schließplänen am PC erstellen und ändern können. Die Profile bestimmen nicht nur, wer welche Tür öffnen kann, sondern auch wann und in welchem Zeitraum. Dabei kümmert sich jeder Mandant nur um die ihn und seine Mitarbeiter betreffenden Arbeitszeiten, Zutrittsprofile und Genehmigungsprozesse im WebWorkflow. Teil der Systemgemeinschaft ist auch die beim Technischen Rathaus gelegene Hessen-Homburg-Schule mit ihrer Turnhalle. Über die Zutrittskontrolle sind neben den Gebäudeeingängen vor allem solche Räume mit selbstverriegelnden Antipanik- Motorschlössern gesichert, in denen die Schüler ohne Aufsicht nichts verloren haben: Lehrerzimmer, Sekretariat, Server- und Kopierraum – auch hier gibt es Zeitzonen. Gerade bei der Turnhalle, die viele Hanauer Sportvereine intensiv nutzen, erweist sich die leichte Programmierung der Zutrittsrechte als überaus praktisch. Hier verfügen in der Regel die Trainer über die entsprechende Chipkarte, die den Zutritt zur Halle über elektrische Motorschlösser ausschließlich für die gebuchten Trainingszeiten freigibt.

ISGUS GmbH

ISGUS bietet modernste Lösungen für webbasierte Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Betriebs-/ Maschinendatenerfassung, MES, Personaleinsatzplanung und Dienstplangestaltung an. Das traditionsreiche Familienunternehmen ist der erste Anbieter, der den Kunden die Wahl lässt, den kompletten Lösungsumfang im eigenen Haus, in der eigenen IT zu betreiben oder als SaaS (Software as a Service) im ISGUS eigenen Rechenzentrum “outzusourcen“. Das umfassende Angebot von ISGUS Terminals, Zutrittslesern & Zutrittskontrollzentralen rundet das Portfolio ab. Die ISGUS Unternehmensgruppe ist Ihr kompetenter Partner für Consulting, Projektierung und Service. Die Softwarelösung ZEUS® ist branchenunabhängig und wird von namhaften Kunden aus dem Mittelstand, der Industrie, bei Transport und Logistik, bei Banken und Versicherungen, im Gesundheitswesen sowie bei einer Vielzahl von Kommunen, Landes- und Bundesbehörden eingesetzt.

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