Zeit & Zutritt 2020 – Ohne Infrastruktur keine digitale Ökonomie, keine Ökonomie 4.0! Im Interview Alexander Kern
Liebe Leserinnen und liebe Leser,
Ökonomie, Märkte und Unternehmen sind im Wandel. Flexibilisierung und Öffnung bei gleichzeitiger Vernetzung sind zwei der Megatrends der digitalen Ökonomie bzw. der Ökonomie 4.0. Ohne eine Infrastruktur, die Sicherheit und Transparenz gewährleistet, stößt beides an seine Grenzen. So wird das etablierte Thema „Zeit & Zutritt“ zu einer Schlüsseltechnologie für die Neuausrichtung.
Es freut uns daher sehr, dass wir im Vorfeld des Competence Books Zeit & Zutritt führende Köpfe der Branche zu einem Vorab-Roundtable versammeln konnten, um Kernaspekte des Themas in Theorie und Praxis zu beleuchten.
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence Site-Team
1.Trends / Treiber für Zeit & Zutritt
Industrie 4.0 bzw. digitale Ökonomie setzt auf eine Flexibilisierung der Arbeit, zugleich braucht die neue Vernetzung Sicherheit trotz Offenheit im Netzwerk. Auch Trends wie Customer Experience und Business Apps oder Basistechnologien (Biometrie, Mobile, NFC, …) verändern maßgeblich das Umfeld von Zeit & Zutritt.
Welches sind Ihrer Meinung nach die fünf wichtigsten und nachhaltigen Trends / Treiber für das Thema Zeit & Zutritt in den kommenden 5 Jahren?
Die wichtigsten Trends und Treiber im Bereich Zeit & Zutritt sind (leider kann ich Ihnen hier nichts Neues bieten) die üblichen Verdächtigen: gesellschaftliche, wirtschaftliche und technologische Megatrends sowie gesetzliche Änderungen, die in konforme Strukturen übersetzt werden müssen.
Wir können das Thema Zeit & Zutritt nicht getrennt davon betrachten, was gerade in den Unternehmen und in der Arbeitswelt passiert. In meinem Beitrag hier im Competence Book gehe ich darauf ein, dass vier Treiber – technologisch, sozial, ökonomisch und kulturell, den Weg zur Netzökonomie bereiten und beschreibe, wie sie den Themenbereich „Zeiterfassung“ beeinflussen. An dieser Stelle kurz die Quintessenz: Die Technologie zeigt auf, was möglich ist, soziologische Umbrüche stellen Anforderungen an die Unternehmen, die Wirtschaft muss neue, globale Strukturen adaptieren, welche auch kulturell in den Unternehmen umgesetzt werden müssen. Und nehmen wir als fünften wichtigen Treiber noch den Gesetzgeber, der in Paragrafen gießen muss, was die anderen vier vorgeben oder fordern. Im Zusammenspiel dieser Treiber (ent-)stehen auf der einen Seite die veränderten Erwartungen und Möglichkeiten der Shareholder (Mitarbeiter, Kunden, Umwelt, …) und auf der anderen Seite die technologischen Möglichkeiten, die diese Erwartungen teilweise erst geweckt haben oder aber helfen, sie umzusetzen. Auf Softwareseite seien hier zum Beispiel künstliche Intelligenzen und digitale Assistenzsysteme genannt, die mitdenken und Arbeiten übernehmen, für die bisher ein Mensch nötig war. Auch Collaboration-Lösungen werden in immer mehr Bereichen eingesetzt und zeigen gerade im HR-Umfeld ihre Stärke. Hier sind viele Aufgaben angesiedelt, die kollaborative Kommunikation benötigen, angefangen vom Mitarbeitergespräch, über Recruitingprozesse oder eben viele Workflows der Zeiterfassung. Eine Angebotslücke finden viele Kunden noch bei den Business-Apps. Apps sind als Trend nicht mehr wegzudenken, im privaten Umfeld gibt es eine App für jeden Spaß und jedes Weh-wehchen. Aber wer im betrieblichen Umfeld „schon“ einen Tablet oder ein Smartphone benutzen „darf“, der schaut sich oftmals vergeblich um – hier sehe ich uns Hersteller in der Pflicht, einfache und sinnvolle Lösung zu bieten. Genauso wie die Unternehmen in der Pflicht sind, den Trend zu mobilen Devices intuitiv in betriebli-che Abläufe zu integrieren, und da bietet sich die Zeiterfassung – speziell in Zusammenhang mit Technologien wie Bluetooth Low Energy und NFC – natürlich an.
Die wichtigsten Trends und Treiber im
Bereich Zeit & Zutritt sind (…) die üblichen
Verdächtigen: gesellschaftliche,
wirtschaftliche und technologische
Megatrends sowie gesetzliche Änderungen, die in konforme
Strukturen übersetzt werden müssen.
2.Marktpotenzial Zeit & Zutritt
Die Märkte für Zeit & Zutritt-Lösungen scheinen eigentlich gereift zu sein. Trotzdem sorgen potenziell ökonomische („4.0“) und regulatorische Veränderungen („Mindestlohn“, „Food Defence“, …) immer wieder für eine neue Dynamik im Markt.
Wie bewerten Sie die Markt-Potenziale der Zukunft bis 2020? Wo ist der Markt eher gereift / gesättigt und eher ein Markt des Verdrängungswettbewerbs? Wo lassen sich Ihrer Meinung nach hingegen noch neue Zukunftsfelder erschließen? Wer wird 2020 erfolgreich sein? Wird es verstärkt zu Spezialisierungen oder zu integrierten Lösungen kommen? Erwarten Sie Konsolidierungen am Markt und Übernahmen von Anbietern? Wie differenzieren Sie sich auch in Zukunft erfolgreich vom Wettbewerb?
Es liegt auf der Hand, dass im immer schnelleren Business Veränderungen an der Tagesordnung sind und die oben von mir genannten Treiber werden weiterhin für manche Überraschung und Dynamik gut sein. Wer jetzt noch versucht, im alten Prozessdenken zu verharren und linear einmal angestoßene Kugeln weiter rollen lässt, der wird entweder NUR Marktpotenziale verschenken oder im schlimmsten und wahrscheinlichen Fall einfach untergehen. (Und das sage ich ausdrücklich, ohne ins Horn der Digital-Apokalyptiker stoßen zu wollen! Ohne eine gewisse Veränderungsdynamik geht´s halt nicht). Die Zukunft ist das Gegenteil von massiv, starr und solide – wir müssen agil sein, anpassungsfähig, lean und flexibel. Dafür brauchen wir nicht nur neue Produkte und Partnerschaften, sondern ganz neue Geschäftsmodelle.
Integrierte Lösungen werden die Zukunft bestimmen, aber anders, als wir das bisher kennen. Ich stelle mir zukünftige Lösungen eher wie einen Marktplatz vor, auf dem – im Sinne einer App – jedwede Lösung für jeden Bedarf und jede Dynamik zusammenstellbar ist. Dabei wäre es für mich eher zweitrangig, ab die Einzel … – nennen wir sie weiterhin Apps – von einem Hersteller kommen oder best-of-breed von vielen verschiedenen. Daher laute die Antwort „sowohl als auch“: „Spezialisierung“? Ja! Integration? Sowieso.
In solchen integrativen Systemen werden ehemalige Wettbewerber (Stichwort „Frenemies“) am Markt gemeinsam auftreten, um ein positives Kundenerlebnis zu schaffen. So wird der Markt zugleich „gefährlicher“, weil die Verweiltendenz des Kunden bei einem Anbieter wegfällt, er entscheidet situativ nach Bedarf. Zum anderen wird der Markt viel einfacher zugänglich für gute Ideen und disruptive Konzepte, weil der „Hemmschuh“ einer Softwareeinführung wegfällt. Oder machen Sie sich große Gedanken, bevor Sie eine App auf Ihr Smartphone laden? Aber Achtung – genauso schnell ist die App auch wieder runter – wenn sie nicht erfüllt, was sie verspricht oder ihre Schuldigkeit getan hat.
3.Zeit & Zutritt als Infrastruktur / Enabler für neue Geschäftsprozesse
Neue ökonomische Potenziale können entstehen, wenn Zeit & Zutritt zu einem strategischen Enabler für digitalisierte Geschäftsprozesse wird. Eine bessere Kundenbindung wird z.B. möglich, wenn in Hotels Zutritts-Apps die Customer-Experience verbessern und die Kundenbindung erhöhen (Hinweise auf Hotel-Angebote), Energieeffizienz wird möglich, wenn Zutritt den Energieverbrauch steuert, eine neue „aktive“ Zeitwirtschaft / Personaleinsatzplanung könnte Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Wie bewerten Sie die Chancen, durch Zeit & Zutritt solche Innovationen vermehrt zu ermöglichen? Wo sehen Sie innovative Nutzungen der „Infrastruktur“ Zeit & Zutritt im Kontext der digitalen Transformation der Unternehmen und Märkte?
Die Chancen, Innovationen im Markt zu schaffen oder zu bewegen, sind zu Hauf vorhanden. Hierzu müssen wir uns aber von starren Systemen lösen und gemeinsam die Software entwickeln, die der Kunde braucht und darüber hinaus Assistenzsysteme schaffen, die die situativ relevanten und benötigten Daten liefern. Wobei ich mit dieser Anforderung vielleicht schon zu weit denke – vielleicht müssen wir uns zunächst vernetzen, um herauszufinden, was der Kunde wirklich braucht? Wer – siehe oben – am Bedarf vorbei entwickelt oder zwar den Bedarf trifft aber nicht die „Denke“, der wird mittelfristig scheitern. Andererseits sagte schon Henry Ford: „Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt `schnellere Pferde´.“ Was wir also brauchen, sind Anbieter, die querdenken und so für Innovationen im Sinne der Kunden sorgen. Gerade durch die neue Markt-Dynamik haben Hersteller die Möglichkeit, mit Innovationen und neuen Konzepten auch mal Trialand-Error zu wagen und Mut zu beweisen. Dabei darf eine Lösung aber niemals aus der reinen Möglichkeit ihrer Existenz getrieben sein (F&E an Marketing: „Ich hab hier ein Produkt, findet mal einen Kunden dafür“), sondern ausschließlich aus Nutzenaspekten. Aktuell entstehen unzählige Beispiele für gute, innovative, witzige, geniale Umsetzungen der digitalen Möglichkeiten, genauso viele Beispiele zeigen aber auch, wie man es nicht machen sollte. Und gerade im Hinblick auf den deutschen Markt bleibt der Datenschutz die oberste Prämisse, darf aber kein Bremser für moderne Zeit-Zutrittskonzepte sein. Wie ich die Infrastruktur von Zeit und Zutritt in Zukunft nutzen würde? Vernetzt – und zwar zum Beispiel
Vernetz innerhalb von Unternehmen, um aus automatischen Personalbedarfsanalysen (z.B. aus den Maschinenwerten) die Personaleinsatzplanung zu unterstützen.
Integriert mit anderen Unternehmensdaten, um digitale Assistenten zu schaffen. So könnte zum Beispiel die Arbeitszeit automatisch mit dem Betreten des Firmengeländes gestartet werden und der Mitarbeiter in der App direkt mit den anstehenden Aufgaben begrüßt. Ist es Zeit (eben auch aus dem Arbeitszeitgesetz heraus) und passend (je nach bearbeiteter Aufgabe) für eine Pau-se, so wird der Mitarbeiter auch hierauf hingewiesen und ihm direkt seine Lieblingsessen in der Kantine vorgeschlagen, buchen kann er dieses natür-lich per Fingerzeig am Smartphone oder am Handgelenk. Hieraus ergeben sich also unterschiedliche Situationen je nach Person, Aufgabe, Ort und Arbeitszeit.
4.Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle im Jahr 2020
Ein Experten-Roundtable soll Unternehmen und der Branche Zukunftsperspektiven vermitteln. Wenn Sie in die Glaskugel und fünf Jahre in die Zukunft schauen: Wie haben sich bis 2020 die Zeitwirtschaft und die Zutrittskontrolle weiter entwickelt? Was sind jeweils relevante Technologien, Lösungsbausteine und Anwendungen? Was sind bis 2020 die wichtigsten Veränderungen gegenüber 2015?
Einige mögliche und mehr oder weniger wahrscheinliche Szenarien habe ich in den obenstehenden Antworten bereits skizziert. Innerhalb der nächsten fünf Jahre werden viele Unternehmen, gerade auch im Mittelstand, ihre individuellen digitalen Strategien entwickeln und die meisten werden Zeit-Zutrittskonzepte einbeziehen oder anpassen. Business Apps werden in fünf Jahren zahlreich vorhanden sein und Assistenz-Systeme unterstützen oder automatisieren Prozesse. Biometrie und „machine learning“ ermöglichen neue Zutrittskonzepte, bei denen die relevanten Personen vom System erkannt werden. Wenn ich in die Glaskugel schaue, sehe ich voraus, dass die größte Herausforderung der nächsten Jahr nicht bei uns Herstellern und auch nicht bei den Anwendern (in den Unternehmen) liegt. Ich glaube vielmehr, dass die nächsten 5 Jahre entscheidend sein werden, um gesetzliche und regulatorische Vorgaben so anzupassen, dass sie die nötigen Freiräume auf der einen Seite (für Unternehmen / Tarifpartner/ …) bieten und auf der anderen Seite die „made-in-Germany“-typischen Schutzkonzepte für Daten UND Mitarbeiter nicht unnötig aufweichen, zugunsten vermeintlicher Globalisierungsvorteile.
5.Eigene Use Cases mit Zeit & Zutritt als Erfolgsbasis
Grau ist alle Theorie … Am besten überzeugt die erfolgreiche Umsetzung.
Was sind beispielhafte Use Cases aus Ihrem Erfahrungskontext, über die Sie gerne berichten würden? Was wurde dort mit Zeit & Zutritt realisiert bzw. was ist dort gegebenenfalls noch geplant? Aus welchem Grund setzte man auf Sie als Partner? Welche Erfolge konnten realisiert werden? Wer war noch am Projekterfolg mit beteiligt?
Im Kundenprojekt bei einer großen deutschen Unternehmensgruppe können wir gerade den oben geschilderten Vernetzungsgedanken darstellen. Wir zeigen, wie Führungskräfte und Mitarbeiter von der intelligenten Auswertung und einfachen Darstellung der Zeitdaten im Zusammenspiel mit anderen Unternehmensdaten (Stichwort Big Data) profitieren. Denn mal ehrlich – Zeitstempel, Urlaube, Abwesenheiten – das ist nicht die Kür und eine solide Zeiterfassung aus dem Hause VEDA ist bei diesem Kunden seit mehr als 10 Jahren im Einsatz. Was wir jetzt gerade machen, greift den in den vorhergehenden Antworten beschriebenen technologischen und kulturellen Wandel auf. Im Sinn und Zweck von „New Work“ werden allen Stakeholdern Entscheidungsgrundlagen an die Hand geben und neue Potenziale für das Gesundheitsmanagement geboten.
In einer sehr agilen Projektmethode und in engster Zusammenarbeit mit HR und IT des Kunden entsteht ein Führungskräfte-Cockpit, das von überall und zu jeder Zeit höchste Transparenz über Zeitsalden sowie Abwesenheiten bietet und zudem die Wahrnehmung von Risikoindikatoren ermöglicht. Auch wenn der Mitarbeiter in einer anderen Niederlassung, zuhause oder im Café arbeitet, die Führungskraft kann trotzdem sehen, wenn er Arbeitszeiten überschreitet. Komplettiert wird diese Darstellung um die Möglichkeit, Maßnahmen sofort einzuleiten und z.B. bei Arbeitszeit-überschreitungen sofort und situativ mit dem Mitarbeiter in den Austausch zu gehen oder sogar ein Mitarbeitergespräch einzuleiten. Das Cockpit verbindet die „Inseln“ der Personalarbeit – Zeiterfassung, Performance, Learning und Entgelt zu einem System, das Übersicht auf einen Blick bietet und durch auffällige Farbcodierungen informiert oder warnt. Durch die Möglichkeiten, sich tiefergehende Detailwerte anzuschauen, sind neue Informationsebenen möglich. Was zum Beispiel, wenn der Freizeitwertanspruch eines Mitarbeiters seine Kündigungsfrist übersteigt? Rote Warnfarbe an – Maßnahmen ergreifen. Auch durch die Konsolidierung von Datensegmenten wie z.B. Abwesenheitssalden (aus Urlauben, Überstunden) werden Maßnahmen in der Personalplanung viel leichter und transparenter. Aber das wichtigste am Cockpit für Führungskräfte und Mitarbeiter ist und bleibt: Man kommt ins Gespräch und arbeitet zusammen.
Alexander Kern ist IT-Systemkaufmann und seit 2016 Niederlassungsleiter der VEDA Zeit GmbH in Offenburg. Die Technologien und Themen von Zeit & Zutritt kennt der junge Familienvater nach mehreren Jahren in Hotline, Entwicklung und als Team-Manager aus dem Effeff. Spannend findet er die Veränderungen der Arbeitswelt durch die digitale Transformation: Bisher analoge Prozesse werden agil und gerade die jungen Mitarbeiter bringen ganz neue Impulse und Kommunikationsformen ein.
