Zeit & Zutritt 2020 – Ohne Infrastruktur keine digitale Ökonomie, keine Ökonomie 4.0! Im Interview Raphaele Rose
Liebe Leserinnen und liebe Leser,
Ökonomie, Märkte und Unternehmen sind im Wandel. Flexibilisierung und Öffnung bei gleichzeitiger Vernetzung sind zwei der Megatrends der digitalen Ökonomie bzw. der Ökonomie 4.0. Ohne eine Infrastruktur, die Sicherheit und Transparenz gewährleistet, stößt beides an seine Grenzen. So wird das etablierte Thema „Zeit & Zutritt“ zu einer Schlüsseltechnologie für die Neuausrichtung.
Es freut uns daher sehr, dass wir im Vorfeld des Competence Books Zeit & Zutritt führende Köpfe der Branche zu einem Vorab-Roundtable versammeln konnten, um Kernaspekte des Themas in Theorie und Praxis zu beleuchten.
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence Site-Team
1.Trends / Treiber für Zeit & Zutritt
Industrie 4.0 bzw. digitale Ökonomie setzt auf eine Flexibilisierung der Arbeit, zugleich braucht die neue Vernetzung Sicherheit trotz Offenheit im Netzwerk. Auch Trends wie Customer Experience und Business Apps oder Basistechnologien (Biometrie, Mobile, NFC, …) verändern maßgeblich das Umfeld von Zeit & Zutritt.
Welches sind Ihrer Meinung nach die fünf wichtigsten und nachhaltigen Trends / Treiber für das Thema Zeit & Zutritt in den kommenden 5 Jahren?
Einer der anhaltenden Trends ist der steigende Einsatz von mobilen Lösungen, um Employee Self Service und Management Self Service zu perfektionieren. Analog des weiteren Trends – der Nutzung von Mitarbeiterportalen – gilt es hier, die Ansichten zu optimieren und Antrags- und Genehmigungsworkflows zu vereinfachen, so dass alle Arbeitnehmergruppen, vom Angestellten bis zum gewerblichen Mitarbeiter, Zugriff erhalten und wichtige Informationen abrufen und eingeben können.
Darüber hinaus müssen Zeit & Zutritt einen hohen Grad an Flexibilität bzgl. Einsatzort und Customizing aufweisen, um auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens reagieren zu können.
In den kommenden fünf Jahren werden weiterhin spezielle Branchenanwendungen wachsen: So besteht beispielsweise in der Lebensmittelindustrie und den Zulieferbetrieben noch starker Bedarf, diese bei der Umsetzung des International Featured Standard (IFS) Food V6 bzw. des AEO (Authorised Economic Operator) zu unterstützen.
Die Verbindung mit einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung sehen wir bei SP_Data ebenfalls als zunehmenden Trend an. Hier wird deutlich, wie wichtig eine performante Verzahnung der Systeme ist.
2.Marktpotenzial Zeit & Zutritt
Die Märkte für Zeit & Zutritt-Lösungen scheinen eigentlich gereift zu sein. Trotzdem sorgen potenziell ökonomische („4.0“) und regulatorische Veränderungen („Mindestlohn“, „Food Defence“, …) immer wieder für eine neue Dynamik im Markt.
Wie bewerten Sie die Markt-Potenziale der Zukunft bis 2020? Wo ist der Markt eher gereift / gesättigt und eher ein Markt des Verdrängungswettbewerbs? Wo lassen sich Ihrer Meinung nach hingegen noch neue Zukunftsfelder erschließen? Wer wird 2020 erfolgreich sein? Wird es verstärkt zu Spezialisierungen oder zu integrierten Lösungen kommen? Erwarten Sie Konsolidierungen am Markt und Übernahmen von Anbietern? Wie differenzieren Sie sich auch in Zukunft erfolgreich vom Wettbewerb?
Wir können davon ausgehen, dass der Verdrängungswettbewerb bereits vor Jahren eingesetzt hat. Der Markt ist breit gestreut – vom Nischenanbieter bis zum Spezialisten für Zeit & Zutritt. Wie auch bereits bei anderen IT-Anwendungen deutlich wird, ist eine entsprechende Bewegung unter den Anbietern vorhanden. Lösungen, die die technologischen Herausforderungen der Zukunft nicht meistern, werden vom Markt verdrängt.
Der Erwartungen der Software- und Hardwareanbieter, dass durch die Einführung des gesetzlichen Mindestlohns der Digitalisierungsgrad in Bezug auf Zeitwirtschaftslösungen steigt, wurden nur teilweise erfüllt. Die betroffenen Branchen haben die Prozesse anderweitig organisiert bzw. manuelle, papierintensive Verfahrensweisen beibehalten.
Neue Zukunftsfelder orientieren sich an der Art und Weise, wie zukünftig gearbeitet wird. Hier ist der Markt offen für die Anforderungen der Unternehmen und es werden alle klassischen Modelle (von der Gleitzeit bis zur Schichtarbeit) in den nächsten Jahren fortgeführt. Zusätzliche Flexibilisierungen sind schon seit Jahren in allen professionellen Softwarelösungen möglich. Die Herausforderungen liegen in einer intelligenten Vernetzung und Steuerung von Zeiten, Prozessen und der Kommunikation über alle Unternehmensebenen. Gerade im Bereich Zeit & Zutritt haben die Unternehmen sehr individuelle Vorstellungen bei der Realisierung. Die Diskussion ‚Spezialanbieter contra integrierte Lösung‘ ist so alt wie der HR-Software Markt, daher wird der Markt zunächst bunt gemischt bleiben.
SP_Data hat sich als Anbieter für Lösungen rund um das Human Resources Management etabliert – von der Personalzeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Personalabrechnung, Mitarbeiterportal bis hin zu allen HR-Management Prozessen (Bewerber-, Talent-, Bildungsmanagement). Wir differenzieren uns durch Know-how auf allen Ebenen und lassen den Kunden entscheiden, welche Lösungen für ein unternehmensspezifisches HR die richtigen sind: Flexibilität ist unsere Stärke.
3.Zeit & Zutritt als Infrastruktur / Enabler für neue Geschäftsprozesse
Neue ökonomische Potenziale können entstehen, wenn Zeit & Zutritt zu einem strategischen Enabler für digitalisierte Geschäftsprozesse wird. Eine bessere Kundenbindung wird z.B. möglich, wenn in Hotels Zutritts-Apps die Customer-Experience verbessern und die Kundenbindung erhöhen (Hinweise auf Hotel-Angebote), Energieeffizienz wird möglich, wenn Zutritt den Energieverbrauch steuert, eine neue „aktive“ Zeitwirtschaft / Personaleinsatzplanung könnte Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Wie bewerten Sie die Chancen, durch Zeit & Zutritt solche Innovationen vermehrt zu ermöglichen? Wo sehen Sie innovative Nutzungen der „Infrastruktur“ Zeit & Zutritt im Kontext der digitalen Transformation der Unternehmen und Märkte?
Wir möchten in diesem Fall auf den Zusammenhang zwischen Zeitwirtschaft /Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterzufriedenheit eingehen: Mitarbeiter wertschätzen die Flexibilität des Arbeitgebers (wie z. B. bei Elternzeit oder der Pflege von Angehörigen) in der Regel durch eine langfristige Bindung an das Unternehmen.
Zeitwirtschaftslösungen und Planungsinstrumente müssen daher alles liefern, um mit geringem Aufwand auf die wichtigen Fakten zugreifen zu können. Das bedeutet allerdings auch, dass eine neue ‚aktive‘ Zeitwirtschaft und Planung gleichzeitig im Zusammenspiel mit weiteren HR-Module läuft.
Beispielhaft seien hier genannt: das Personalmanagementsystem, in dem alle wichtigen Qualifikationen, Kenntnisse und Mitarbeitergespräche hinterlegt sind. Die Talentmanagementlösung, die bei der Verwaltung, der Suche und dem Ausbau der jeweiligen Kompetenzen/Skills unterstützt. Ein Bildungsmanagementsystem, welches die organisatorische Basis für Aus- und Weiterbildung sein kann (Seminarverwaltung, Bildungscontrolling u. v. m).
Sind diese Prozesse zusätzlich technisch etabliert, bilden sie eine optimale Basis für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Innovationen in Zeit & Zutritt sind Teilbereiche der komplexen HR-Transformation.
4.Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle im Jahr 2020
Ein Experten-Roundtable soll Unternehmen und der Branche Zukunftsperspektiven vermitteln. Wenn Sie in die Glaskugel und fünf Jahre in die Zukunft schauen: Wie haben sich bis 2020 die Zeitwirtschaft und die Zutrittskontrolle weiter entwickelt? Was sind jeweils relevante Technologien, Lösungsbausteine und Anwendungen? Was sind bis 2020 die wichtigsten Veränderungen gegenüber 2015?
Kurz und knapp: mobile Anwendungen werden den Markt bestimmen! Wie dieses konkret aussehen wird, ist derzeit nur schwer zu prognostizieren: vielleicht wird das Handy z. B. Transponder und Terminals über einen längeren Zeitraum ablösen? Ebenso könnte das Mobiltelefon mit NFC die Funktion eines Terminals übernehmen. Der Biometrie-Ausbau und die Stimmerkennung stehen zusätzlich in den Startlöchern der Zukunft.
Beim Zutritt wird aktuell die Steuerung per Handy-Bluetooth ‚erprobt‘ – mit dem Hinweis auf sicherheitstechnische Bedenken. Die Diskussionen über zukünftige Anwendungen sind vielschichtig, der Wunsch nach einfacher Umsetzung per Handy ist klar formuliert.
Die Hausaufgaben liegen im Bereich der Datensicherheit, andernfalls wird das Mobiltelefon zu einem Objekt weiterer krimineller Bemühungen. Daher ist es noch in der Glaskugel bewölkt: wie sich am Ende der mobile Wunsch durchsetzt, ist noch zu klären.
5.Eigene Use Cases mit Zeit & Zutritt als Erfolgsbasis
Grau ist alle Theorie … Am besten überzeugt die erfolgreiche Umsetzung.
Was sind beispielhafte Use Cases aus Ihrem Erfahrungskontext, über die Sie gerne berichten würden? Was wurde dort mit Zeit & Zutritt realisiert bzw. was ist dort gegebenenfalls noch geplant? Aus welchem Grund setzte man auf Sie als Partner? Welche Erfolge konnten realisiert werden? Wer war noch am Projekterfolg mit beteiligt?
SP_Data ist immer dann erfolgreich, wenn der Kunde auf das oben genannte Know-how im HR-Bereich zurückgreifen kann. Unsere Kunden schätzen die Möglichkeit, aus einem breiten Portfolio wählen zu können – das zeigt Perspektiven für die Zukunft auf. Die Softwarearchitektur, die das Unternehmen benötigt, entwickelt sich in den offenen Gesprächen, die wir mit unseren Kunden auf Augenhöhe führen.
Wir haben keinen vorgefertigten Baukasten, der dem Kunden übergestülpt wird. Wir punkten mit unserem flexiblen Standard und ggf. noch notwendigen Erweiterungen, die wir zusätzlich in die Software in Form von Sonderprogrammierungen aufnehmen.
Projekte starten z. B. mit Personaleinsatzplanung, Mitarbeiterportal und Zeitwirtschaft und enden nach zwei Jahren mit weiteren Modulen aus der Personalabrechnung oder dem Personalmanagement. Alternativ bieten wir auch die Anbindung weiterer Systeme über webservices an, um möglichst einfach mit anderen Herstellern zu kommunizieren.
Nach der Realisierung der digitalen Personalakte für Zeitwirtschaft und Personalabrechnung arbeiten wir derzeit an dem Ausbau der mobilen Lösungen und weiterer Workflows im Mitarbeiterportal.
Unsere Projekte sind immer dann erfolgreich, wenn auf Kunden- und Herstellerseite engagierte Mitarbeiter an einem Strang ziehen, dieses trifft sicherlich auf jedes Projekt zu. Wird weiteres HR- bzw. Prozess Know-how auf der Seite des Kunden benötigt, werden unsere Berater unterstützend tätig. In der Kombination mit unseren Projektmanagement-Tools ist dieses ein Erfolgsgarant. Der permanente Austausch mit dem Kunden lässt uns jederzeit agil reagieren.
Raphaele Rose ist als Marketingleiterin bei der SP_Data GmbH & Co. KG tätig. Die Betriebswirtin VWA ist seit mehr als 25 Jahren in beratender und leitender Funktion innerhalb der HR-Softwarebranche zu Hause. Das Erfahrungsspektrum umfasst zahlreiche HR-Softwareeinführungen und HR-Projektleitung bei renommierten Unternehmen, Prozessgestaltungen im In-/Outsourcing, Strategieberatung sowie die Leitung von Vertriebs- und Beratungsteams.
