Zeiterfassung & Zutrittskontrolle – 2 Spitzen desselben Eisbergs

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Ein Eisberg von Anwendungen
Zeiterfassung & Zutrittskontrolle scheinen seit Jahren etabliert und ein reifes Thema darzustellen. Dabei gelangen sie gerade jetzt zu einer neuen Blüte, nicht nur durch eine Vielzahl neuer Herausforderungen einer neuen (Un-)Sicherheitslage, sondern vor allem auch durch Innovationen, z.B. im Umfeld von Industrie 4.0. Sie sind also nur die Spitzen eines Eisberges, der eine Vielzahl von Anwendungen umfasst. Umso wichtiger ist eine Basis, die auch in Zukunft trägt. Im Folgenden wird daher aufgezeigt, wo wir heute bei Zeiterfassung und Zutrittskontrolle stehen bzw. welche Anforderungen organisatorisch wie auch technologisch zu meistern sind.

Zeiterfassung als unumstrittene Basis
Zeiterfassung ist in nahezu allen Wirtschaftszweigen und genauso im öffentlichen Dienst die unumstrittene Basis für die Verwaltung, Steuerung und Abrechnung von Arbeits- und Fehlzeiten.

Die primäre Aufgabe der Zeiterfassung ist es, die freie Gestaltung von Arbeitszeiten zu ermöglichen und dabei aber auch die tariflichen und gesetzlichen Erfordernisse bei der Zeitverrechnung zu berücksichtigen. In diesem Verständnis erledigt eine moderne Zeiterfassung also in erster Linie Routinetätigkeiten der Arbeitszeiterfassung und -Berechnung, sie verwaltet die unterschiedlichsten Fehlzeiten und liefert aussagekräftige Reports für die Beschäftigten und das Management.

Das alles funktioniert mit einer webbasierten Lösung heute mühelos sowie für alle Beteiligten transparent und fehlerfrei. Der früher noch notwendige Pflege- und Korrekturaufwand erledigt sich heute über webbasierte Workflows und rollenbasierte Benutzerrechte, die die Unternehmensstruktur 1:1 abbilden, nahezu von selbst.

Jeder kann jederzeit sein Monatsjournal oder seine Urlaubsplanung einsehen und die Abteilungsleiter und Vorgesetzten wissen auf Knopfdruck, wie ihre Kostenstelle in den nächsten Wochen besetzt sein wird, wenn sie den gerade per E-Mail eingegangenen Urlaubsantrag genehmigen.

Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt nicht mehr nur an stationären Terminals sondern genauso über Intranet und Internet, über Telefonanlagen, Smartphones und Tablets. Andere mobile Erfassungsgeräte können je nach Verwendungszweck noch mit Barcodescannern ausgestattet sein und ermöglichen somit projektspezifische Datenerfassung.

Zutrittskontrolle als natürliches Komplement
Nachdem sich die Zutrittsberechtigungen der Mitarbeiter grundsätzlich nach den Arbeitszeiten aus der Zeiterfassungslösung richten, macht es durchaus Sinn, auch die Zutrittskontrolle über ein und dasselbe System zu steuern. Auch den gleichen Sicherheitstransponder für die Bedienung der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zu verwenden ist so naheliegend wie wünschenswert.

Über den komfortablen elektronischen Schließplan von fortschrittlichsten Lösungen lassen sich wie natürlich auch bei ISGUS alle Berechtigungen nach dem Vererbungsprinzip zuordnen und bei Bedarf ganz einfach – temporär oder dauerhaft – neuen Gegebenheiten anpassen. Häufig dient die Zutrittskontrolle nicht nur der eigenen Belegschaft, sondern wird auch zur Verwaltung und Lenkung von Fremdfirmen, Besuchern und Leiharbeitern eingesetzt. Entsprechend stehen hierfür bei ISGUS auch die entsprechenden Softwaremodule zur Verfügung.

Für die Zutrittskontrolle ist die entsprechende Hardware immer auch eine Komponente, die ein potentieller Anbieter im Portfolio haben muss. Für die Umsetzung von qualifizierten Sicherheitskonzepten sind autonom arbeitende Zutrittskontroll-Zentralen (ZKZ), digitale Schließtechnik und Beschlagsleser genauso wichtig wie die Schranken- und Aufzugssteuerung, die mit vandalismusgeschützen Lesern im Außenbereich oder designorientierten Sicherheitslesern und biometrischen Technologien im Innenbereich zusammenspielen. Dies und das entsprechende Know-how betreffend, einschlägige Vorschriften für Fluchttürsteuerung oder Brandschutz, sind hierbei genauso entscheidend wie ein funktionierendes Servicekonzept.

Einsatzplanung und Betriebsdatenerfassung als Datenempfänger
Je mehr die Zeiterfassung auch als betriebswirtschaftliche Aufgabe begriffen wird, umso mehr wächst die Bedeutung der Zeiterfassung als Datenlieferant für weitere Module und Anwendungen. So basiert die Dienstplangestaltung im Krankenhaus und genauso die Personaleinsatzplanung und Betriebsdatenerfassung in der Industrie auf den Arbeitszeiten, den Zeitkonten und den Schicht- und Urlaubsplänen, die im Modul Zeiterfassung hinterlegt sind oder berechnet werden.
Während die reine Zeiterfassung oftmals mit der Lohnabrechnung kommuniziert, spielt nun auch die wesentlich komplexere Kommunikation mit ERP-Systemen eine entscheidende Rolle bei der flexiblen und ganzheitlichen Lösung. Auch hier ist ISGUS Vorreiter und hat mit einem individuell konfigurierbaren Kommunikationstool Lösungen entwickelt, die es erlauben, ohne Individualentwicklung an nahezu jedes System anzudocken.

Zukunftsfähigkeit durch Software as a Service
All dies – und auch das ist in der Zeiterfassungsbranche bislang einmalig – bietet ISGUS nun nicht nur als Kauflizenz verbunden mit einem erstklassigen Beratungs- und Einführungskonzept an, sondern der Interessent kann bei ISGUS seine Zeiterfassung und alles was dazu gehört als Software as a Service outsourcen. ZEUS® SaaS wird im eigenen ISGUS-Rechenzentrum zentral gehostet, während Customizing auf die individuellen Anforderungen des Anwenders, Einführungs-unterstützung, Schulung und Service wie gewohnt von den 12 regionalen ISGUS-Vertriebszentren und deren Fachpersonal sichergestellt werden.

Klaus Wössner

Klaus Wössner

Klaus Wössner begleitet das Thema MES bereits seit dem Anfang der 90er Jahre, als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE Lösung vorstellte. Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der überwiegend mittelständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jahren ununterbrochener Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder neue Aspekte und Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen Lösung wiederfinden. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Produktmanagement im Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwortlich für Vertrieb und Marketing.

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